Como cadastrar Usuários e definir permissões de acesso

O Gestek permite criar um usuário separado para cada profissional ou colaborador da sua clínica, controlando exatamente o que cada um pode ver ou fazer no sistema. Isso garante mais segurança, privacidade e organização nas informações do seu negócio.

Importante: apenas o proprietário da conta (usuário administrador) tem acesso à tela de cadastro e edição de usuários.

Como acessar

Caminho: Menu lateral Minha Clínica → Usuários

Clique em Novo para criar um usuário ou clique sobre um usuário existente para editar.

Dados do Usuário

Campo	Descrição
Imagem	Você pode adicionar uma foto do usuário. Ela aparecerá em diversas áreas do sistema.
Email / Login	E-mail válido do usuário. Um código de confirmação será enviado para esse endereço no primeiro acesso.
Nome	Nome que aparecerá na agenda, nos atendimentos e nos relatórios.
Cargo	Campo opcional, apenas para organização interna.
Cor Padrão	Cor que identifica esse profissional na agenda.
Horário de Atendimento	Informe o horário de atendimento para que o Gestek possa otimizar a agenda.
Aparência do Gestek	Define as cores do sistema (modo noturno). Escolha entre Automático, Sempre claro ou Sempre escuro.
Ativo?	Desativar remove o acesso sem apagar o histórico do usuário.
Senha Inicial	Definida pelo administrador. O usuário pode alterá-la depois pelo próprio perfil.
Fonte na Agenda	Define o tamanho do texto na agenda para facilitar a visualização.

Notificações

Define quais alertas em tempo real o usuário recebe — exibidos no app pelo navegador no sistema operacional e também através de push no celular (quando o Gestek está instalado no aparelho).

Notificação	Quando é disparada
Novo Agendamento Externo	Um cliente faz um agendamento pelo portal de agendamento online.
Anamnese Preenchida	Um cliente preenche e envia a ficha de anamnese pelo link público.
Novo Usuário Externo	Um novo cliente cria conta no portal de agendamento externo.
Documento Assinado	Um cliente assina eletronicamente um documento (termo de consentimento ou similar).
Horário do Atendimento	Alerta X minutos antes do horário de início de um atendimento agendado para o usuário. Configure a quantidade de minutos no campo que aparece ao habilitar.
Lembrete	Alerta X minutos antes do horário de um lembrete criado na agenda. Configure a quantidade de minutos no campo que aparece ao habilitar.
WhatsApp Desconectado	Aviso quando a integração com o WhatsApp da clínica perde a conexão. Aparece apenas para o administrador.

Como funcionam os níveis de permissão

Cada módulo do sistema tem dois níveis independentes:

Nível	O que permite
Pode Consultar	O usuário visualiza as informações, mas não pode criar, alterar nem excluir nada.
Pode Editar	O usuário pode criar, alterar e excluir registros. Ao marcar "Editar", o "Consultar" é habilitado automaticamente.

O administrador da conta nunca precisa de permissões — ele tem acesso irrestrito a tudo.

Permissões por seção

Na tela de edição do usuário, as permissões estão organizadas em 8 seções expansíveis. O checkbox ao lado do nome da seção marca ou desmarca todos os itens daquele grupo de uma vez.

Geral

Funcionalidades usadas no dia a dia da clínica.

Permissão	O que controla no sistema
Agenda	Acesso ao calendário principal da clínica. Sem ela, o item "Agenda" desaparece do menu lateral e o usuário não consegue visualizar, criar nem editar agendamentos pela grade de horários.
Agendamentos	Acesso à listagem de agendamentos com filtros (menu lateral Atendimento → Agendamentos). Diferente da Agenda, esta permissão controla especificamente a lista com filtros de período, status e profissional.
Lembretes	Acesso ao módulo de lembretes (menu lateral Atendimento → Lembretes). Sem ela, o usuário não consegue criar nem visualizar lembretes.
Vendas e Orçamentos	Acesso ao módulo de vendas (menu lateral Vendas e Orçamentos). Sem ela, o usuário não vê o módulo nem consegue registrar vendas, orçamentos ou recibos.
Anamneses	Acesso à listagem geral de fichas de anamnese (menu lateral Atendimento → Anamneses). Controla a listagem; o preenchimento durante o atendimento é controlado pela seção Atendimento abaixo.
Receitas	Acesso ao módulo de receituários (menu lateral Atendimento → Receituários). Controla a listagem geral de receitas e prescrições emitidas.
Créditos Pacotes	Acesso ao módulo de créditos de pacote (menu lateral Atendimento → Créditos de Pacotes). Controla a listagem e o desconto manual de créditos.
Envio SMSs	Acesso ao módulo de envio de SMS (menu lateral Atendimento → Envio de SMSs). Sem ela, o usuário não consegue disparar mensagens de texto para clientes.
Configurações	Acesso ao menu Configurações, disponível ao clicar no nome do usuário no canto superior direito. Controla as configurações gerais do sistema: horário de funcionamento, integração WhatsApp, SMS, formato de anamneses, notificações e preferências de agenda.
Termos de Consentimento	Acesso ao módulo de termos de consentimento (menu lateral Atendimento → Termos de Consentimento). Controla a listagem e a geração de novos termos.
Atestados	Acesso ao módulo de atestados (menu lateral Atendimento → Atestados). Controla a emissão e visualização de atestados de comparecimento.

Cliente

Controla o acesso ao cadastro de clientes e a cada aba dentro do prontuário do cliente.

Permissão	O que controla no sistema
Clientes	Acesso ao menu lateral Clientes. Sem ela, o usuário não vê a listagem de clientes nem consegue abrir nenhum cadastro. As permissões de aba abaixo só funcionam se essa permissão estiver habilitada.
Aba - Resumo	Exibe ou oculta a aba Resumo no prontuário do cliente, que mostra o histórico geral de atendimentos, anamneses e informações principais. Se o usuário não tiver acesso a essa aba, o sistema abre automaticamente a próxima aba disponível.
Aba - Medidas	Exibe ou oculta a aba Medidas no prontuário, onde ficam os registros de peso, adipometria, bioimpedância, IMC e demais medidas corporais ao longo do tempo.
Aba - Galeria	Exibe ou oculta a aba Galeria no prontuário, que contém as fotos de antes e depois dos tratamentos da cliente.
Aba - Financeiro	Exibe ou oculta a aba Financeiro no prontuário, que mostra o histórico de vendas e contas a receber vinculadas àquela cliente.
Aba - Créditos Pacote	Exibe ou oculta a aba Créditos Pacote no prontuário, que lista os créditos de pacotes adquiridos e disponíveis para uso.
Aba - Agendamentos	Exibe ou oculta a aba Agendamentos no prontuário, com o histórico de todos os agendamentos da cliente.
Aba - Arquivos	Exibe ou oculta a aba Arquivos no prontuário, onde podem ser anexados laudos, exames e outros documentos da cliente.
Aba - Atestados	Exibe ou oculta a aba Atestados no prontuário, listando os atestados emitidos para aquela cliente.

Atendimento

Controla o que o profissional pode fazer dentro de um atendimento em andamento. Além das permissões de aba, esta seção tem dois controles exclusivos que aparecem ao expandir:

Pode Iniciar Atendimento? — exibe ou oculta o botão Iniciar ao abrir um agendamento na agenda. Sem essa autorização, o profissional não consegue dar início ao atendimento.
Pode Finalizar Atendimento? — exibe ou oculta o botão Finalizar durante o atendimento. Sem ela, o profissional conduz o atendimento mas não consegue encerrá-lo.

Permissão	O que controla no sistema
Atendimentos	Acesso à tela de atendimento em si. Sem ela, o usuário não consegue abrir a tela de condução do atendimento, mesmo que a agenda esteja visível.
Aba - Realizar Anamnese	Exibe ou oculta a aba Realizar Anamnese durante o atendimento, onde a ficha de saúde do paciente é preenchida.
Aba - Procedimentos e Vendas	Exibe ou oculta a aba Procedimentos e Vendas durante o atendimento, onde são registrados os procedimentos realizados e os produtos/serviços cobrados na sessão.
Aba - Receitar	Exibe ou oculta a aba Receitar durante o atendimento, usada para emitir prescrições e receituários.
Aba - Galeria	Exibe ou oculta a aba Galeria durante o atendimento, para tirar e enviar fotos da cliente durante a sessão.
Aba - Termos de Consentimento	Exibe ou oculta a aba Termos de Consentimento durante o atendimento, usada para apresentar e coletar a assinatura do documento.
Aba - Atestados	Exibe ou oculta a aba Atestados durante o atendimento, para emitir atestados de comparecimento no encerramento da sessão.

Financeiro

Controla o acesso aos módulos financeiros da clínica.

Permissão	O que controla no sistema
Contas a Pagar	Acesso ao módulo de despesas (menu lateral Financeiro → Contas a Pagar). Sem ela, o usuário não visualiza nem lança contas a pagar.
Contas a Receber	Acesso ao módulo de receitas (menu lateral Financeiro → Contas a Receber). Sem ela, o usuário não visualiza nem lança contas a receber.
Categorias de Conta	Acesso ao cadastro de categorias financeiras (menu lateral Cadastros → Categorias de Conta). Controla a criação e edição das categorias que classificam receitas e despesas.
Formas de Pagamento	Acesso ao cadastro de formas de pagamento (menu lateral Cadastros → Formas de Pagamento). Controla a criação e edição dos métodos aceitos pela clínica (dinheiro, cartão, PIX etc.).
Contas Bancárias	Acesso ao cadastro de contas bancárias (menu lateral Cadastros → Contas Bancárias). Controla o cadastro das contas da clínica usadas em transferências e comissões.
Taxas Comissões	Acesso à tela de taxas de comissão por venda (menu lateral Cadastros → Taxas Comissões). Controla a visualização e edição dos percentuais de comissão de cada profissional por item vendido.
Transferências Bancárias	Acesso ao módulo de transferências (menu lateral Financeiro → Transferências Bancárias). Controla o registro e a visualização de transferências entre contas bancárias da clínica.

Fiscal

Controla o acesso ao módulo de emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e). Este módulo só aparece se o contrato da clínica incluir o módulo fiscal.

Permissão	O que controla no sistema
Configurações	Acesso às configurações fiscais (menu lateral Fiscal → Configurações). Controla a parametrização da clínica junto à prefeitura: CNPJ, regime tributário, série, código de serviço e demais dados necessários para emissão de notas.
Serviços	Acesso ao cadastro de serviços fiscais (menu lateral Fiscal → Serviços). Controla o vínculo entre os procedimentos da clínica e os códigos de serviço tributário exigidos pela prefeitura.
Notas de Serviço	Acesso ao módulo de emissão de NFS-e (menu lateral Fiscal → Notas de Serviço). Controla a emissão, visualização e cancelamento de notas fiscais de serviço.

Cadastros

Controla o acesso aos cadastros base que alimentam todos os outros módulos do sistema.

Permissão	O que controla no sistema
Produtos	Acesso ao cadastro de produtos (menu lateral Cadastros → Produtos). Controla o cadastro de itens de venda e insumos consumidos em procedimentos.
Procedimentos	Acesso ao cadastro de procedimentos (menu lateral Cadastros → Procedimentos). Controla o cadastro dos serviços oferecidos pela clínica, incluindo valores, duração, produtos consumidos e termos de consentimento vinculados.
Pacotes	Acesso ao cadastro de pacotes (menu lateral Cadastros → Pacotes). Controla a criação e edição dos pacotes de procedimentos e produtos comercializados.
Movimentações de Estoque	Acesso ao módulo de movimentação de estoque (menu lateral Estoque → Movimentações de Estoque). Controla o registro manual de entradas e saídas de produtos.
Fornecedores	Acesso ao cadastro de fornecedores (menu lateral Cadastros → Fornecedores). Controla o cadastro dos fornecedores vinculados às contas a pagar e às comissões de profissionais.
Modelos de Anamnese	Acesso ao editor de formulários de anamnese (menu lateral Cadastros → Modelos de Anamnese). Controla a criação e edição dos formulários personalizados usados nas fichas de saúde dos pacientes.
Modelos de Receita	Acesso ao editor de modelos de receituário (menu lateral Cadastros → Modelos de Receita). Controla a criação e edição dos templates de prescrição.
Credenciadoras	Acesso ao cadastro de credenciadoras (menu lateral Cadastros → Credenciadoras). Controla o cadastro das operadoras de cartão e suas taxas, usadas para calcular o desconto automático nas vendas.
Categorias de Produtos e Procedimentos	Acesso ao cadastro de categorias (menu lateral Cadastros → Categorias de Produtos e Procedimentos). Controla a criação e edição das categorias que organizam produtos e procedimentos nos relatórios.

Minha Clínica

Controla o acesso às informações e configurações da própria clínica.

Permissão	O que controla no sistema
Informações	Acesso à tela de dados da clínica (menu lateral Minha Clínica → Informações). Controla a edição de nome, logo, endereço, CNPJ e dados de contato que aparecem nos documentos gerados pelo sistema.
Salas de Procedimento	Acesso ao cadastro de salas (menu lateral Minha Clínica → Salas de Procedimento). Controla a criação e edição dos locais de atendimento, que aparecem como opção de filtro e agrupamento na agenda.
Agendamento Externo	Acesso às configurações do portal de agendamento online (menu lateral Minha Clínica → Agendamento Externo). Controla a habilitação do link público, personalização de cores, configuração por profissional e definição dos procedimentos disponíveis para agendamento online.

Relatórios

Controla o acesso a cada relatório disponível no menu lateral Relatórios. Todos os relatórios funcionam apenas com Pode Consultar — não há nível "Editar" aqui, pois são consultas de dados.

Permissão	O que o relatório mostra
Financeiro	Receitas e despesas consolidadas, com totais e comparativos por período.
Categorias de Conta	Detalhamento de receitas e despesas por cada categoria cadastrada.
Fluxo de Caixa	Entradas e saídas projetadas e realizadas ao longo do período.
Curva ABC Clientes	Ranking de clientes pelo valor gerado, identificando os 20% que representam 80% do faturamento.
Curva ABC Produtos	Ranking de produtos e procedimentos pelos mais vendidos e mais rentáveis.
Agendamentos	Listagem e totais de agendamentos por período, profissional e status.
Atendimentos	Listagem e totais de atendimentos realizados, com detalhamento por profissional e procedimento.
Aniversário	Clientes aniversariantes no período selecionado, com botão de envio direto pelo WhatsApp.
Clientes Inativos	Clientes que não retornam há um número definido de dias, com atalho para contato via WhatsApp.
Créditos Pacote	Uso, saldo e histórico de créditos de pacotes por cliente e período.
Comissões	Comissões geradas por profissional, por venda e por período.
Vendas	Total de vendas realizadas por período, com filtros por profissional e forma de pagamento.
Itens da Venda	Detalhamento linha a linha dos itens de cada venda (produto, procedimento ou pacote).
Vendas por Categorias de Produtos e Procedimentos	Vendas agrupadas por categoria, útil para entender quais segmentos faturam mais.
Vendas de Créditos	Vendas que geraram créditos de pacote, com rastreamento de quais créditos foram utilizados.
Procedimentos por Cliente	Histórico completo de procedimentos realizados, agrupado por cliente.
Estoque	Posição atual do estoque de cada produto, com alertas de estoque mínimo.
Indicações	Ranking de clientes agrupados por quem os indicou à clínica.
Movimentações de Estoque	Histórico detalhado de todas as entradas e saídas de cada produto.
Movimentações de Estoque Agrupadas	Movimentações de estoque consolidadas por produto e período.
Agendamento Externo	Relatório dos agendamentos realizados pelo portal de agendamento online dos clientes.
Notas de Serviço	Relatório das NFS-e emitidas, com valores, status e dados fiscais.

Outras Permissões

Esta seção complementa as permissões de módulo com controles mais específicos de acesso e comportamento.

Visualização do Dashboard Inicial

Define quais painéis aparecem na tela inicial (Início) para o usuário.

Opção	O que exibe no dashboard
Saúde Financeira	Painel com o faturamento do período, total de despesas e resultado (lucro ou prejuízo).
Contas no Período	Painel com o total de contas a receber e a pagar do mês.
Fluxo de Caixa	Gráfico de entradas e saídas de caixa ao longo do tempo.
Aniversariantes	Quadro com os clientes aniversariantes do dia e do mês, com botão de envio de mensagem.

Se nenhum desses painéis for habilitado, o usuário acessa o sistema normalmente, mas a tela inicial não exibe informações financeiras.

Restrições a Nível de Usuário

Permissões que controlam quais dados o usuário consegue ver e quais ações pode executar — independentemente das permissões de módulo.

Opção	O que faz quando habilitada	O que acontece sem ela
Visualizar Todos Agendamentos e Lembretes	O usuário vê os agendamentos e lembretes de todos os profissionais da clínica. Afeta a agenda, a listagem de agendamentos, a listagem de lembretes e os relatórios de agendamentos e atendimentos.	O usuário vê apenas seus próprios agendamentos e lembretes nos filtros e na agenda. Os filtros são travados no seu próprio nome.
Visualizar Todas Vendas e Financeiro	O usuário vê as vendas e os dados financeiros de todos os profissionais. Afeta Contas a Receber, Contas a Pagar, Créditos de Pacotes e todos os relatórios financeiros.	O usuário vê apenas as vendas em que ele está como profissional responsável. Os filtros ficam fixos no seu nome.
Visualizar Totais das Vendas e Financeiro	O usuário vê os totalizadores (soma dos valores) exibidos no topo das listagens de vendas e contas.	O usuário visualiza os registros individuais, mas os totais e somas ficam ocultos.
Baixar Planilha de Clientes	O botão Baixar Planilha aparece no menu Mais Ações da tela de Clientes, permitindo exportar a base de clientes em planilha Excel.	O botão não aparece e o usuário não consegue exportar a listagem de clientes.
Aplicar Desconto na Venda	Os campos de desconto ficam habilitados ao criar ou editar uma venda, tanto por item quanto no total. Ao habilitar, define-se o Limite de Desconto (%) máximo permitido.	Os campos de desconto ficam desabilitados (em cinza) e o usuário não consegue alterar os valores originais de nenhum item da venda.
Mesclar Clientes	A opção Mesclar Clientes aparece no menu Mais Ações da tela de Clientes, permitindo unificar cadastros duplicados.	A opção não aparece no menu e o usuário não consegue usar a função de mesclagem.
Cancelar/Excluir Vendas	Os botões Cancelar Venda e Excluir aparecem na tela de detalhe de uma venda, permitindo anular ou apagar o registro.	Os botões de cancelar e excluir ficam ocultos. O usuário pode visualizar e editar a venda, mas não pode removê-la nem cancelá-la.
Alterar Produtos Consumíveis	O usuário pode editar os produtos consumíveis dentro de vendas e créditos de pacote — útil para ajustar as quantidades reais utilizadas em um procedimento.	Os campos de consumíveis ficam bloqueados para edição, independentemente de outras permissões que o usuário tenha.

Bloqueio de Agendamentos

Permite reservar horários fixos na agenda do profissional em determinados dias da semana — por exemplo, bloquear a terça-feira das 12h às 13h para o almoço. Nenhum atendimento poderá ser agendado naquele período, nem pelo sistema nem pelo portal externo.

Para adicionar um bloqueio:

Selecione o Dia da semana.
Informe o Horário inicial e final.
Clique em Adicionar.

Comissionamento

Define se e como as comissões deste profissional são geradas automaticamente a cada venda registrada no sistema.

Campo	Descrição
Gerar Comissão para Profissional	Habilita o cálculo automático de comissão. Os demais campos ficam disponíveis somente quando esta opção está ativa.
Comissão Sobre Valor Líquido	Quando ativo, a comissão é calculada sobre o valor da venda já descontadas as taxas de máquina de cartão. Quando inativo, o cálculo é sobre o valor bruto.
Vencimento sempre no mês seguinte	Quando ativo, a comissão vence sempre no mês seguinte ao que foi gerada, independentemente do dia em que a conta foi criada. Quando inativo, a comissão vence no mês atual se o Dia Vencimento ainda não tiver passado — ou no mês seguinte, caso já tenha passado.
Dia Vencimento Comissões	Dia do mês em que a comissão vence — é essa data que aparece no Financeiro, em Contas a Pagar. Ao informar 29, 30 ou 31, se o mês não tiver esse dia, o sistema considera o último dia do mês.
Comissões de Pacotes	Define quando a comissão de uma venda de pacote é gerada: no momento em que a venda é feita, ou somente quando o cliente utiliza (baixa) o crédito do pacote.
Tipo Gerar Comissão	Integral gera uma única conta de comissão, com vencimento calculado pelo Dia Vencimento Comissões. Conforme Parcelamento gera uma conta de comissão para cada parcela da venda, com o valor proporcional e a mesma data de vencimento de cada parcela.
Categoria da Conta	Categoria financeira usada para classificar o lançamento da comissão nas Contas a Pagar.
Fornecedor	Fornecedor cadastrado que será usado como beneficiário da conta a pagar gerada para a comissão deste profissional.
Forma de Pagamento	Forma de pagamento padrão usada para quitar as comissões.
Conta Bancária	Conta bancária de onde o valor da comissão será debitado.

Quando a comissão vence

Os campos Vencimento sempre no mês seguinte e Dia Vencimento Comissões definem a data de vencimento da conta a pagar gerada para o profissional.

Exemplo: com o Dia Vencimento Comissões definido como 10:

Com "Vencimento sempre no mês seguinte" ativado: uma comissão gerada em qualquer dia de março vence em 10 de abril.
Com a opção desativada: uma comissão gerada no dia 5 de março vence em 10 de março (o dia ainda não passou). Já uma comissão gerada no dia 20 de março vence em 10 de abril, porque o dia 10 já passou.

Esses dois campos só aparecem quando o Tipo Gerar Comissão está como Integral. No modo Conforme Parcelamento, cada comissão segue a data de vencimento da parcela correspondente da venda, e não o dia configurado aqui.

Comissões geradas pela baixa de créditos de pacote são sempre lançadas de forma integral e seguem o Dia Vencimento Comissões, mesmo que o profissional esteja configurado como Conforme Parcelamento.

Pronto! Com as permissões corretamente configuradas, cada colaborador terá acesso apenas ao que precisa para realizar seu trabalho, mantendo os dados sensíveis da clínica protegidos.

Se ficou com alguma dúvida, entre em contato com nosso time de suporte através do chat online.

Atualizado em: 25/08/2026

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