> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://ajuda.gestek.com.br/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Como usar o módulo de Compras no Gestek O módulo de **Notas de Compra** permite registrar as compras de produtos da sua clínica de duas formas: **importando o XML da nota fiscal (NF-e)** ou **cadastrando a nota manualmente**. A partir da nota, o Gestek gera automaticamente as contas a pagar e as entradas de estoque — tudo integrado ao financeiro e ao controle de custos dos seus produtos. # Como acessar **Caminho:** Menu lateral **Estoque → Notas de Compra** Nessa tela você vê todas as notas registradas, com código, data de criação, número da nota, data de emissão, fornecedor, itens, status e valor total. É possível filtrar por número da nota, fornecedor, status e períodos de emissão e importação. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/4/2/6/1/4261e4a3917f7800/image_xqknjp.png) --- # Registrando uma nova nota Clique em **Nova** para abrir o cadastro. Você pode preencher a nota de duas formas: ## Opção A — Importando o XML da NF-e Clique em **Importar XML** e selecione o arquivo `.xml` da nota fiscal recebida do seu fornecedor. O sistema lê o arquivo e preenche automaticamente os dados da nota: fornecedor, número, valor, data de emissão, itens com quantidades e custos, e até as formas de pagamento indicadas na NF-e. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/4/2/6/1/4261e4a3917f7800/image_hsaim8.png) Após a importação, o sistema tenta localizar os cadastros correspondentes no Gestek: | Situação | O que acontece | | ---- | | Fornecedor da nota tem o mesmo CNPJ de um fornecedor cadastrado | O fornecedor do sistema é vinculado automaticamente, mesmo que o nome esteja escrito diferente. | | Fornecedor da nota tem o mesmo nome de um cadastro que ainda não possui CNPJ | O sistema considera que é o mesmo fornecedor e grava o CNPJ da nota no cadastro ao salvar. | | Fornecedor da nota tem o mesmo nome, mas CNPJ diferente do cadastro | O sistema não vincula automaticamente — selecione o fornecedor correto ou crie um novo. | | Fornecedor não cadastrado | O campo fica sinalizado como **Fornecedor não cadastrado**, com os botões **Criar** e **Localizar** (veja abaixo). | | Produto com nome igual ao cadastro | O produto do sistema é vinculado automaticamente. | | Produto não cadastrado ou com nome diferente | O item fica sinalizado como **Produto não cadastrado**, com os botões **Criar** e **Localizar**. | || Cada nota fiscal só pode ser importada uma vez: se você tentar importar um XML que já existe no sistema, o Gestek avisa que a nota já foi importada. ## Opção B — Cadastro manual Preencha todos os campos manualmente, adicionando os itens pelo botão **Adicionar Item**. Ao selecionar um produto no campo de busca, o custo unitário é preenchido automaticamente com o custo do cadastro do produto — você pode ajustá-lo se o valor da compra for diferente. | Em itens que vieram do XML, o custo importado da nota é sempre preservado: selecionar o produto no sistema não substitui esse valor. --- # Cadastrando fornecedor e produtos direto pela nota Você não precisa sair da nota para cadastrar o que ainda não existe no sistema. Abaixo dos campos **Fornecedor no Sistema** e **Produto no Sistema**, o Gestek mostra um selo indicando a situação do cadastro: * **Fornecedor já cadastrado** / **Produto já cadastrado** — o vínculo está correto, nada a fazer. * **Fornecedor não cadastrado** / **Produto não cadastrado** — aparecem dois botões: | Botão | O que faz | | ---- | | **Criar** | Cadastra na hora, usando os dados que já estão na nota. O sistema pede sua confirmação antes. | | **Localizar** | Limpa o campo e coloca o cursor nele para você buscar o cadastro correto — útil quando o produto existe no sistema com outro nome. | ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/4/2/6/1/4261e4a3917f7800/image_1mwhfc2.png) ## Criando o fornecedor Ao clicar em **Criar**, o fornecedor é cadastrado com o nome que está na nota e o CNPJ informado no campo **CPF/CNPJ do Fornecedor**. ## Criando um produto Ao clicar em **Criar** em um item, o produto é cadastrado automaticamente com: * **Nome** — o nome do produto na nota; * **Preço de custo** — o custo unitário do item (o sistema mostra o valor na confirmação); * **Unidade de medida** — a unidade do item; * **Fornecedor** — o fornecedor da nota. || O fornecedor precisa estar vinculado antes de criar produtos. Se você tentar criar um produto sem fornecedor no sistema, o Gestek avisa: *"Cadastre ou selecione o fornecedor no sistema antes de criar o produto."* | Depois de criado, o produto pode ser completado a qualquer momento em **Cadastros → Produtos** — para definir preço de venda, categoria, marca ou habilitá-lo para consumo em procedimentos. --- # Campos da nota | Campo | Descrição | | ---- | | **Fornecedor na Nota** | Nome do fornecedor como veio na nota fiscal (preenchido pelo XML ou digitado). Obrigatório. | | **Fornecedor no Sistema** | Fornecedor do seu cadastro que será vinculado à compra. Obrigatório. | | **CPF/CNPJ do Fornecedor** | Documento do fornecedor. Vem preenchido pelo XML ou pelo cadastro do fornecedor selecionado, e pode ser editado. | | **Número da Nota** | Número do documento fiscal. | | **Valor Total** | Somado automaticamente a partir dos itens, mas pode ser ajustado manualmente. | | **Data da Compra** | Data de emissão da nota. Obrigatória. | | **Data Criação** | Data em que a nota foi inserida no Gestek (preenchida automaticamente). | | **Status da Compra** | Em Edição, Faturada ou Recebida (veja o ciclo de status abaixo). | | **Observações** | Campo livre para anotações. | || Se o fornecedor vinculado estiver sem documento no cadastro, o CPF/CNPJ informado aqui é gravado no cadastro dele ao salvar a nota. E se o documento informado for diferente do que está no cadastro, o cadastro do fornecedor é **atualizado** com o novo valor — confira o campo antes de salvar. | O CPF/CNPJ passa a ser obrigatório se você tiver ativado a opção **CPF/CNPJ Obrigatório** em **Configurações → aba Geral → Configurações de Fornecedores**. ## Itens da compra Para cada item, são exibidos: **Produto na Nota** (nome que veio no XML), **Produto no Sistema** (vínculo com seu cadastro), **Qtd.**, **Custo Unit.**, **Total**, **Validade** e **Lote**. | Informe o lote e a data de validade dos itens sempre que possível: essas informações são usadas nas entradas de estoque, e o sistema sempre consome primeiro os produtos mais próximos do vencimento. || Para salvar a nota, **todos os itens precisam ter um produto vinculado** e o fornecedor precisa estar vinculado ao sistema. Se faltar algum vínculo, o Gestek indica qual item está pendente. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/4/2/6/1/4261e4a3917f7800/image_1igzwb9.png) --- # Pagamentos A nota não gera uma única conta a pagar pelo valor total — ela possui **grupos de pagamento**, e cada parcela de cada grupo dá origem a uma conta a pagar independente. Em cada grupo você define: | Campo | Descrição | | ---- | | **Forma de Pagamento** | Importada automaticamente do XML (Pix, Boleto, Dinheiro etc.) ou selecionada manualmente. | | **Valor** | Valor daquele grupo de pagamento. | | **Parcelas** | Número de parcelas — o sistema mostra o valor e a data de cada uma. | | **Conta Bancária** | Conta vinculada ao pagamento. Pode vir preenchida automaticamente pela configuração da forma de pagamento. | Uma nota pode ter **múltiplos grupos** — por exemplo, uma parte no Pix e o restante em boleto parcelado. Use **Adicionar Pagamento** para incluir mais grupos. || O total dos grupos de pagamento precisa ser igual ao valor da nota. O quadro **Totais** ao lado mostra a diferença enquanto os valores não fecham, e o sistema não permite salvar com diferença. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/4/2/6/1/4261e4a3917f7800/image_14bmxpy.png) --- # O ciclo de status da nota ## Em Edição A nota foi criada mas ainda não finalizada. Todos os campos podem ser editados livremente, e nenhuma conta ou movimentação é gerada. ## Faturada Ao mudar o status para **Faturada** e salvar: * O sistema gera **uma conta a pagar para cada parcela** definida nos grupos de pagamento, já vinculadas à nota (o código da nota fica registrado em cada conta). * Os campos da nota deixam de ser editáveis — apenas o status pode ser alterado, para marcá-la como Recebida. | Dependendo da configuração da forma de pagamento, a conta a pagar pode já nascer **quitada** automaticamente (veja Configurações relacionadas abaixo). ## Recebida Ao mudar o status para **Recebida** e salvar: * O sistema gera as **movimentações de entrada no estoque** para os itens da nota, respeitando o custo, o lote e a data de validade informados em cada item — e recalculando o custo médio dos produtos. * Se a nota ainda não tinha sido faturada, as contas a pagar também são geradas neste momento. * A nota não pode mais ser editada. || O ciclo de status só anda para frente: uma nota Faturada não pode voltar para Em Edição, e uma nota Recebida não pode mais mudar de status. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/4/2/6/1/4261e4a3917f7800/image_1c014ds.png) --- # Excluindo uma nota Ao excluir uma nota de compra, o sistema mostra os vínculos existentes (contas a pagar e movimentações geradas) e pede confirmação. Ao confirmar: * As **contas a pagar** geradas pela nota são excluídas. * As **movimentações de entrada** no estoque são estornadas automaticamente. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/4/2/6/1/4261e4a3917f7800/image_16ze66b.png) --- # Configurações relacionadas ## Categoria das contas a pagar Em **Configurações → aba Geral → Configurações de Compras**, o campo **Categoria de Conta Padrão Notas de Compra** define a categoria financeira usada nas contas a pagar geradas pelas notas. O sistema já vem com a categoria **Compra de Produtos** configurada como padrão, mas você pode alterá-la. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/4/2/6/1/4261e4a3917f7800/image_17wpa26.png) ## Formas de pagamento Em **Cadastros → Formas de Pagamento**, cada forma tem três opções específicas para compras: | Opção | O que faz | | ---- | | **Quitar conta ao gerar a Nota de Compra?** | A conta a pagar já nasce quitada ao faturar a nota. | | **Quitar conta ao gerar a Nota de Compra, caso o venc. seja o dia atual ou anterior?** | Quita automaticamente apenas as parcelas com vencimento até a data de hoje. | | **Conta Bancária Padrão para Pagamento** | Conta bancária preenchida automaticamente nos grupos de pagamento que usarem essa forma. | --- # Permissões O acesso é controlado em **Minha Clínica → Usuários**, na seção **Estoque**: | Permissão | O que controla | | ---- | | **Notas de Compra** | Ver a listagem e as notas (Consultar) e criar, editar, faturar, receber e excluir notas (Editar). | --- Se ficou com alguma dúvida, entre em contato com nosso time de suporte através do chat online.