Artigos sobre: Estoque

Como usar o módulo de Compras no Gestek

O módulo de Notas de Compra permite registrar as compras de produtos da sua clínica de duas formas: importando o XML da nota fiscal (NF-e) ou cadastrando a nota manualmente. A partir da nota, o Gestek gera automaticamente as contas a pagar e as entradas de estoque — tudo integrado ao financeiro e ao controle de custos dos seus produtos.

Como acessar

Caminho: Menu lateral Estoque → Notas de Compra

Nessa tela você vê todas as notas registradas, com código, data de criação, número da nota, data de emissão, fornecedor, itens, status e valor total. É possível filtrar por número da nota, fornecedor, status e períodos de emissão e importação.

Registrando uma nova nota

Clique em Nova para abrir o cadastro. Você pode preencher a nota de duas formas:

Opção A — Importando o XML da NF-e

Clique em Importar XML e selecione o arquivo .xml da nota fiscal recebida do seu fornecedor. O sistema lê o arquivo e preenche automaticamente os dados da nota: fornecedor, número, valor, data de emissão, itens com quantidades e custos, e até as formas de pagamento indicadas na NF-e.

Após a importação, o sistema tenta localizar os cadastros correspondentes no Gestek:

Situação	O que acontece
Fornecedor da nota tem o mesmo CNPJ de um fornecedor cadastrado	O fornecedor do sistema é vinculado automaticamente, mesmo que o nome esteja escrito diferente.
Fornecedor da nota tem o mesmo nome de um cadastro que ainda não possui CNPJ	O sistema considera que é o mesmo fornecedor e grava o CNPJ da nota no cadastro ao salvar.
Fornecedor da nota tem o mesmo nome, mas CNPJ diferente do cadastro	O sistema não vincula automaticamente — selecione o fornecedor correto ou crie um novo.
Fornecedor não cadastrado	O campo fica sinalizado como Fornecedor não cadastrado, com os botões Criar e Localizar (veja abaixo).
Produto com nome igual ao cadastro	O produto do sistema é vinculado automaticamente.
Produto não cadastrado ou com nome diferente	O item fica sinalizado como Produto não cadastrado, com os botões Criar e Localizar.

Cada nota fiscal só pode ser importada uma vez: se você tentar importar um XML que já existe no sistema, o Gestek avisa que a nota já foi importada.

Opção B — Cadastro manual

Preencha todos os campos manualmente, adicionando os itens pelo botão Adicionar Item. Ao selecionar um produto no campo de busca, o custo unitário é preenchido automaticamente com o custo do cadastro do produto — você pode ajustá-lo se o valor da compra for diferente.

Em itens que vieram do XML, o custo importado da nota é sempre preservado: selecionar o produto no sistema não substitui esse valor.

Cadastrando fornecedor e produtos direto pela nota

Você não precisa sair da nota para cadastrar o que ainda não existe no sistema. Abaixo dos campos Fornecedor no Sistema e Produto no Sistema, o Gestek mostra um selo indicando a situação do cadastro:

Fornecedor já cadastrado / Produto já cadastrado — o vínculo está correto, nada a fazer.
Fornecedor não cadastrado / Produto não cadastrado — aparecem dois botões:

Botão	O que faz
Criar	Cadastra na hora, usando os dados que já estão na nota. O sistema pede sua confirmação antes.
Localizar	Limpa o campo e coloca o cursor nele para você buscar o cadastro correto — útil quando o produto existe no sistema com outro nome.

Criando o fornecedor

Ao clicar em Criar, o fornecedor é cadastrado com o nome que está na nota e o CNPJ informado no campo CPF/CNPJ do Fornecedor.

Criando um produto

Ao clicar em Criar em um item, o produto é cadastrado automaticamente com:

Nome — o nome do produto na nota;
Preço de custo — o custo unitário do item (o sistema mostra o valor na confirmação);
Unidade de medida — a unidade do item;
Fornecedor — o fornecedor da nota.

O fornecedor precisa estar vinculado antes de criar produtos. Se você tentar criar um produto sem fornecedor no sistema, o Gestek avisa: "Cadastre ou selecione o fornecedor no sistema antes de criar o produto."

Depois de criado, o produto pode ser completado a qualquer momento em Cadastros → Produtos — para definir preço de venda, categoria, marca ou habilitá-lo para consumo em procedimentos.

Campos da nota

Campo	Descrição
Fornecedor na Nota	Nome do fornecedor como veio na nota fiscal (preenchido pelo XML ou digitado). Obrigatório.
Fornecedor no Sistema	Fornecedor do seu cadastro que será vinculado à compra. Obrigatório.
CPF/CNPJ do Fornecedor	Documento do fornecedor. Vem preenchido pelo XML ou pelo cadastro do fornecedor selecionado, e pode ser editado.
Número da Nota	Número do documento fiscal.
Valor Total	Somado automaticamente a partir dos itens, mas pode ser ajustado manualmente.
Data da Compra	Data de emissão da nota. Obrigatória.
Data Criação	Data em que a nota foi inserida no Gestek (preenchida automaticamente).
Status da Compra	Em Edição, Faturada ou Recebida (veja o ciclo de status abaixo).
Observações	Campo livre para anotações.

Se o fornecedor vinculado estiver sem documento no cadastro, o CPF/CNPJ informado aqui é gravado no cadastro dele ao salvar a nota. E se o documento informado for diferente do que está no cadastro, o cadastro do fornecedor é atualizado com o novo valor — confira o campo antes de salvar.

O CPF/CNPJ passa a ser obrigatório se você tiver ativado a opção CPF/CNPJ Obrigatório em Configurações → aba Geral → Configurações de Fornecedores.

Itens da compra

Para cada item, são exibidos: Produto na Nota (nome que veio no XML), Produto no Sistema (vínculo com seu cadastro), Qtd., Custo Unit., Total, Validade e Lote.

Informe o lote e a data de validade dos itens sempre que possível: essas informações são usadas nas entradas de estoque, e o sistema sempre consome primeiro os produtos mais próximos do vencimento.

Para salvar a nota, todos os itens precisam ter um produto vinculado e o fornecedor precisa estar vinculado ao sistema. Se faltar algum vínculo, o Gestek indica qual item está pendente.

Pagamentos

A nota não gera uma única conta a pagar pelo valor total — ela possui grupos de pagamento, e cada parcela de cada grupo dá origem a uma conta a pagar independente.

Em cada grupo você define:

Campo	Descrição
Forma de Pagamento	Importada automaticamente do XML (Pix, Boleto, Dinheiro etc.) ou selecionada manualmente.
Valor	Valor daquele grupo de pagamento.
Parcelas	Número de parcelas — o sistema mostra o valor e a data de cada uma.
Conta Bancária	Conta vinculada ao pagamento. Pode vir preenchida automaticamente pela configuração da forma de pagamento.

Uma nota pode ter múltiplos grupos — por exemplo, uma parte no Pix e o restante em boleto parcelado. Use Adicionar Pagamento para incluir mais grupos.

O total dos grupos de pagamento precisa ser igual ao valor da nota. O quadro Totais ao lado mostra a diferença enquanto os valores não fecham, e o sistema não permite salvar com diferença.

O ciclo de status da nota

Em Edição

A nota foi criada mas ainda não finalizada. Todos os campos podem ser editados livremente, e nenhuma conta ou movimentação é gerada.

Faturada

Ao mudar o status para Faturada e salvar:

O sistema gera uma conta a pagar para cada parcela definida nos grupos de pagamento, já vinculadas à nota (o código da nota fica registrado em cada conta).
Os campos da nota deixam de ser editáveis — apenas o status pode ser alterado, para marcá-la como Recebida.

Dependendo da configuração da forma de pagamento, a conta a pagar pode já nascer quitada automaticamente (veja Configurações relacionadas abaixo).

Recebida

Ao mudar o status para Recebida e salvar:

O sistema gera as movimentações de entrada no estoque para os itens da nota, respeitando o custo, o lote e a data de validade informados em cada item — e recalculando o custo médio dos produtos.
Se a nota ainda não tinha sido faturada, as contas a pagar também são geradas neste momento.
A nota não pode mais ser editada.

O ciclo de status só anda para frente: uma nota Faturada não pode voltar para Em Edição, e uma nota Recebida não pode mais mudar de status.

Excluindo uma nota

Ao excluir uma nota de compra, o sistema mostra os vínculos existentes (contas a pagar e movimentações geradas) e pede confirmação. Ao confirmar:

As contas a pagar geradas pela nota são excluídas.
As movimentações de entrada no estoque são estornadas automaticamente.

Configurações relacionadas

Categoria das contas a pagar

Em Configurações → aba Geral → Configurações de Compras, o campo Categoria de Conta Padrão Notas de Compra define a categoria financeira usada nas contas a pagar geradas pelas notas. O sistema já vem com a categoria Compra de Produtos configurada como padrão, mas você pode alterá-la.

Formas de pagamento

Em Cadastros → Formas de Pagamento, cada forma tem três opções específicas para compras:

Opção	O que faz
Quitar conta ao gerar a Nota de Compra?	A conta a pagar já nasce quitada ao faturar a nota.
Quitar conta ao gerar a Nota de Compra, caso o venc. seja o dia atual ou anterior?	Quita automaticamente apenas as parcelas com vencimento até a data de hoje.
Conta Bancária Padrão para Pagamento	Conta bancária preenchida automaticamente nos grupos de pagamento que usarem essa forma.

Permissões

O acesso é controlado em Minha Clínica → Usuários, na seção Estoque:

Permissão	O que controla
Notas de Compra	Ver a listagem e as notas (Consultar) e criar, editar, faturar, receber e excluir notas (Editar).

Se ficou com alguma dúvida, entre em contato com nosso time de suporte através do chat online.

Atualizado em: 29/07/2026

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